Que tu travailles en solo ou en équipe, que tu sois responsable d’équipe ou collaborateur, tu seras probablement amené à mettre en place un process. Lors de la mise en place d’une nouvelle équipe ou d’une activité, par exemple. J’apprécie particulièrement le fait de définir un nouveau process, cela nécessite de se projeter sur l’objectif final. Je vais te partager quelques astuces et t’expliquer comment je procède pour créer un process réaliste.
Un process doit être applicable facilement
Pour réfléchir à ton process, tu peux utiliser des outils de création de cartes mentales, cela te permettra de visualiser l’ensemble des actions attendues. Tu pourras aussi travailler sur des codes couleurs, des légendes, etc. De cette façon, tu pourras te rendre compte assez rapidement si ton process est trop compliqué (si tu te perds facilement).
En effet, certaines personnes ont tendance à complexifier les processus, ce qu’il faut éviter. Un process trop lourd s’éloigne très souvent de la réalité du terrain. Si le nouveau process n’est pas facilement applicable, c’est forcément un mauvais process 😉 !
Il y a une grande différence entre un process (pour décrire une activité) et un mode opératoire (pour appliquer une activité). Il faut donc simplifier le process, le synthétiser. Cela doit être un guide. Si besoin, je t’invite à relire l’article qui explique comment exploiter la matrice d’Eisenhower pour définir efficacement ce qui est vraiment utile.
Mettre en place un process utile
Tu as décrit l’ensemble de ton process ? Bravo ! Maintenant, je vais te poser deux questions.
Tu peux (et tu dois au maximum) automatiser différentes tâches en utilisant des outils d’automatisation ou l’intelligence artificielle. Cela te permettra de gagner du temps et à te concentrer sur tes priorités. Si tu penses à cela dès le début, c’est la bonne manière de créer un nouveau process ! De la même façon, tu dois penser à qui aura le plus de plus-value à faire et suivre ces activités. Si c’est toi, fais-le. Sinon, délègue ! Précise bien tout ça dans ton process.
Un process pour mettre en place un process ?
Ce travail doit être réfléchi et dépend de chaque activité et rôles. C’est un travail important qui nécessite de la réflexion, de se projeter, de se mettre éventuellement à la place des équipes. Faire ce travail de préparation permettra de gagner du temps par la suite.
Rappelle-toi que l’important, c’est le fond, pas la forme ! Un process peut donc être rédigé sur une note textuelle, un email, etc. Même si je te recommande de dessiner une carte mentale, avec un crayon ou un outil 😉.
Un bon process évolue avec le temps, selon les retours et les changements dans l’équipe ou les objectifs. Tu peux utiliser la même méthode qomme pour le déploiement d’un produit (MVP) et son cycle d’itération Lean.
Exemple concret d’un process clair
Voici un diagramme en arêtes de poisson, réalisé avec Xmind, qui présente un process complet pour décrire les diverses tâches que j’utilise pour chaque rédaction d’un nouvel article. On y retrouve les points importants, qui peuvent être rapides mais ne doivent pas être négligés, ainsi que les tâches qui peuvent être automatisées.
Checklist finale
En conclusion, voici les points à traiter pour valider ton process avant sa mise en place. Si tu réponds positivement à ces 3 questions, ton process est sûrement prêt à être déployé ☺️.
Qu’en penses-tu ? Donne ton avis dans les commentaires.